Lorsque vous avez en face de vous un expert qui vous parle de la place de la gestion électronique des documents aujourd’hui dans le cadre d’un webinaire ou d’une démonstration, quelles sont les questions que vous devez poser pour savoir si le logiciel que vous voyez est le bon pour votre entreprise ?
QUELLES QUESTIONS POSER LORS D’UN SÉMINAIRE EN LIGNE OU D’UNE DÉMONSTRATION D’UN LOGICIEL DE GESTION DE DOCUMENTS ?
En créant un dialogue, vous serez en mesure d’établir la profondeur de la connaissance des produits des présentateurs et leur expérience des différentes exigences du secteur, y compris la vôtre,
Personnalisation
À l’heure de la personnalisation et de l’individualisation, personne ne devrait tolérer d’être contraint de travailler selon les règles du logiciel. Vous devez donc vous demander, avant toute chose, dans quelle mesure la solution logicielle s’adapte aux besoins de votre organisation.
- Puis-je modifier la navigation ?
- Puis-je organiser mes recherches et mes alertes, et partager le travail ?
Intégration départementale ou tierce partie
Aujourd’hui, l’intégration des processus métier est le mot d’ordre. Les gestionnaires cherchent à avoir une vue d’ensemble de leurs activités ; les opérateurs recherchent l’efficacité et la standardisation. Demandez à l’expert de DM comment sa solution peut vous aider à atteindre ces objectifs. Dans quelle mesure le logiciel est-il extensible d’un service à l’autre, comment s’intègre-t-il à d’autres systèmes et dans quelle mesure le logiciel examiné est-il évolutif ?
Automatisation du flux de travail et conformité
La plupart des logiciels de gestion de documents électroniques établis vous permettront de capturer des documents papier et numériques, de les stocker, de les récupérer et de les partager. Mais qu’est-ce que le logiciel fait d’autre ? Quel est le degré d’automatisation et le système vous aide-t-il à rester en conformité avec les réglementations du secteur ? Par exemple, pouvez-vous mettre en œuvre une politique de conservation des documents afin que ceux-ci soient conservés aussi longtemps que nécessaire et détruits à une date prescrite ?
Posez les bonnes questions sur votre politique de la gestion de vos systèmes documentaires
Flux de travail, flux de travail, flux de travail…. Est-il facile de mettre en place un processus basé sur des règles qui protège le flux de travail spécifique à votre entreprise, avec des niveaux d’autorité, des privilèges d’accès, des approbations, des alertes et des rapports. Avec certains logiciels documentaires, l’adaptation du flux de travail, et des points de contrôle qu’il contient, peut être un exercice laborieux et coûteux. Demandez au fournisseur s’il propose quelque chose de différent. Seriez-vous en mesure de créer et de mettre en œuvre des flux de travail vous-même, sans connaissances spécialisées en programmation ? Pourrait-il s’agir d’un simple “glisser-déposer” ?
Tableaux de bord de veille stratégique
La nécessité de disposer d’une veille stratégique en temps réel est une exigence croissante pour de nombreuses entreprises. Avec autant de données dans tous les domaines de l’entreprise, du service client à la fabrication, en passant par la comptabilité et le contrôle de la trésorerie, sans oublier la documentation spécialisée telle que les dossiers juridiques ou les contrats, comment pouvez-vous tout contrôler ? Renseignez-vous sur un tableau de bord de veille stratégique qui permet de regrouper facilement des informations complexes pour obtenir un baromètre de l’activité en un clin d’œil.
Mieux pour le personnel et l’entreprise ?
Enfin, vous devez vous poser des questions sur votre investissement. Voici les quatre principales considérations des acheteurs de logiciels de gestion de documents.
1) Coût et valeur
Pour la plupart des entreprises, il s’agit du facteur le plus important. Demandez donc comment et sur quelle période le système offre généralement un retour sur investissement.
2) Facilité d’utilisation
Il s’agit du deuxième facteur le plus courant dans la décision d’achat d’un logiciel de DM. Demandez comment vous pouvez être sûr que le logiciel sera aussi facile à utiliser pour vous que pour le démonstrateur expérimenté. Pouvez-vous parler à d’autres utilisateurs et essayer par vous-même ?
3) Coût de possession
Éliminez tous les coûts imprévus ou cachés liés à l’installation, à l’intégration ou à la maintenance. Il est important d’avoir une connaissance complète des coûts permanents d’exploitation du système.
4) Flexibilité du logiciel
La capacité du logiciel à s’intégrer à l’infrastructure existante, y compris les progiciels de gestion intégrés (ERP), les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les autres applications de l’entreprise, est une condition essentielle à la réussite de la gestion documentaire. Un article proposé gratuitement par evo, société spécialisée en GED. Voir https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ pour en savoir plus !